Hvem behandler opplysningene dine
Nettlosen drives av Paragraf 36 AS, organisasjonsnummer 936 717 705, ved Benjamin Mosli i Oslo. Det er meg du snakker med når du ringer, og det er jeg alene som har tilgang til opplysningene dine.
Hva jeg samler inn – og hvorfor
Når du bestiller en time trenger jeg navn, adresse og telefonnummer for å vite hvor jeg skal komme og når jeg kan ringe deg. E-postadresse bruker jeg for å sende faktura – om du heller vil ha den enn på papir.
Kjøper du et gavekort til noen andre, trenger jeg navn og kontaktinfo til deg, og navn, adresse og eventuelt telefonnummer til den som skal få det, så kortet kommer fram. Er mottakeren ikke klar over gaven, holder jeg kontakten med deg i stedet.
På slutten av besøket setter vi oss ned sammen og utfyller et besøksark. Dette er en ferdig trykt mal jeg har med meg, der vi sammen skriver ned en oversikt over hva du ville ha hjelp til, hva du bestemte deg for underveis, hva vi gjorde og ikke gjorde, eller bestemte oss for å vente med. Vi krysser av for om du logget inn med BankID selv, og om vi tok sikkerhetskopi før vi endret noe. Nederst fører vi opp hva oppdraget kostet og hvordan du betaler. Var det andre til stede, for eksempel en nabo, ektefellen din eller et av barna, skriver også de under med navn og rolle. Når vi har skrevet det vi blir enige om, signerer vi begge arket. Jeg tar et bilde til mine arkiver, og du beholder arket selv.
Etter et besøk noterer jeg ofte ned hva vi gjorde sammen – for eksempel «hjalp Inger med å sette opp ny iPad og logget inn i Nordeas app». Disse notatene er bare for at jeg skal huske deg neste gang du ringer, slik at vi ikke trenger å starte helt på nytt.
Hvis vi avtaler det, kan jeg også ta bilder av utstyret ditt – modellnummer på en ruter, oppsett av kabler bak TV-en – slik at jeg lett kan finne fram igjen ved neste besøk. Disse bildene lagres trygt sammen med notatene mine.
Det rettslige grunnlaget for å behandle disse opplysningene er at vi har en avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b), og at jeg er pålagt å ta vare på regnskapsbilag i fem år (bokføringsloven § 13). Besøksarket beholder jeg i tillegg fordi jeg har en berettiget interesse i å kunne vise hva som ble avtalt hvis noen spør i ettertid (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Hvor lenge opplysningene lagres
- Fakturaer og regnskapsbilag oppbevares i fem år, slik bokføringsloven krever.
- Notater, kontaktinfo og bilder av utstyret ditt sletter jeg når du ber meg om det, eller senest to år etter siste kontakt mellom oss.
- Den digitale kopien av besøksarket oppbevarer jeg i fem år fra besøksdatoen. Da kan vi begge se hva som faktisk ble bestemt og gjort, om du eller noen pårørende lurer på noe i ettertid. I tillegg beholder du det fysiske papiret så lenge du måtte ønske.
Vil du at jeg sletter alt jeg har om deg utenom regnskapet og besøksarkene, ringer eller skriver du – så er det gjort.
Hvor opplysningene lagres
Jeg har lagt vekt på å holde dataene dine på så få hender som mulig. Mesteparten av det jeg har om deg, ligger på min egen private server – som bare jeg har innlogging til.
- Kontaktinfo, notater og oversikt over gavekorttimer ligger i mitt eget kundesystem (EspoCRM), som kjører på min private server.
- Bilder av utstyr, besøksark og dokumenter fra besøk ligger i min egen filtjeneste (Nextcloud), som kjører på samme server.
- Fakturaer og regnskapsbilag ligger i regnskapsprogrammet Fiken.
- E-poster ligger på min e-postleverandør Migadus servere.
Den private serveren leies hos en tysk leverandør og står fysisk i Finland (se neste seksjon), men selve programvaren styres og driftes av meg alene. Det betyr at ingen andre enn meg har innlogging til kundesystemet og filene. Serverleverandøren tar automatisk daglig sikkerhetskopi, kryptert og lagret i Tyskland, slik at dataene er trygge også hvis noe skulle gå galt med systemet.
Hvem andre er involvert
For å få teknikken til å virke trenger jeg likevel noen leverandører bak kulissene. Jeg har skriftlige databehandleravtaler med dem alle, og samtlige holder dataene i Europa. To av dem er sveitsiske, som er utenfor EU, men er godkjent av EU som et trygt land å overføre personopplysninger til:
- Sliplane GmbH (Tyskland) – leverer den private serveren der kundesystemet og filtjenesten min kjører. Sliplane bruker i sin tur Hetzner Online GmbH som maskinvareleverandør, og selve serveren min står fysisk i deres datasenter i Helsinki, Finland. Krypterte sikkerhetskopier av dataene mine lagres hos Impossible Cloud GmbH i Hamburg, Tyskland.
- Fiken AS (Norge) – regnskap og fakturering.
- Vipps MobilePay AS (Norge) – Vipps- og kortbetalinger.
- Infomaniak Network SA (Sveits) – her ligger selve nettsiden du leser nå. Ingen opplysninger om kundene mine ligger her, men serveren fører en teknisk logg over besøk, blant annet IP-adresser, som slettes automatisk etter kort tid.
- Migadu-Mail GmbH (Sveits) – E-postleverandøren min. Sveitsisk selskap, servere i Frankrike hos OVH
- INWX GmbH (Tyskland) – forvalter domenenavnene mine og DNS-oppslagene. De behandler ingen kundeopplysninger.
Skulle jeg senere få regnskapsfører, oppdaterer jeg listen her.
Jeg deler aldri opplysninger om deg med tredjeparter for markedsføring, profilering eller analyse.
Informasjonskapsler
Denne nettsiden bruker ingen informasjonskapsler for sporing, analyse eller markedsføring. Jeg vet ikke om du har vært her før, hvor lenge du var, eller hva du klikket på – og det syns jeg er helt fint.
Dine rettigheter
Du har rett til å:
- Be om innsyn – vite nøyaktig hva jeg har lagret om deg
- Be om retting hvis noe ikke stemmer
- Be om sletting – bortsett fra regnskapet og besøksarkene
- Klage til Datatilsynet hvis du mener jeg ikke følger reglene (datatilsynet.no, telefon 22 39 69 00)
Bruk gjerne disse rettighetene – bare ring eller send en e-post.
Kontakt
Telefon: 24 02 23 72
E-post: hjelp@nettlosen.no
Post: Wessels gate 6D, 0165 Oslo, C/O Benjamin Mosli